10 câu hỏi nên hỏi xưởng may trước khi ký hợp đồng gia công

Chọn xưởng gia công sai là một trong những lỗi tốn kém nhất khi bắt đầu local brand. Hàng giao trễ, chất lượng không đạt, không có chính sách đổi trả lỗi — những vấn đề này hoàn toàn có thể phòng tránh nếu hỏi đúng câu trước khi ký. Bài này cung cấp checklist 10 câu hỏi cần thiết — và câu trả lời thực tế từ HYPO để bạn có thể so sánh.

Tại sao cần hỏi trước khi ký?

Hợp đồng gia công ràng buộc bạn về số lượng, thời gian và điều khoản thanh toán. Khi đã ký và đặt cọc, mọi thay đổi đều tốn thêm chi phí và thời gian thương lượng. Hỏi đúng câu trước = tránh tranh chấp sau.

10 câu hỏi dưới đây chia thành 4 nhóm: năng lực sản xuất, chất lượng, vận hành, và thương mại.

Nhóm 1: Năng lực sản xuất

Câu 1: MOQ tối thiểu là bao nhiêu cái?

MOQ (Minimum Order Quantity) ảnh hưởng trực tiếp đến việc bạn có thể test thị trường với số lượng nhỏ hay phải đặt lớn ngay từ đầu. Hỏi rõ:

• MOQ cho may phôi mới là bao nhiêu? Tính theo mã hàng hay theo tổng đơn?
• MOQ cho in/thêu (nếu bạn có phôi sẵn) là bao nhiêu?
• Nếu đặt dưới MOQ thì có được không và phí như thế nào?

HYPO trả lời: Nhận in/thêu từ 1 áo nếu có phôi sẵn. May phôi mới tối thiểu 50 áo/mã. Không phạt phí khi đặt đúng MOQ tối thiểu — không yêu cầu đơn tối thiểu tổng lớn. Phù hợp với brand đang test collection mới với số lượng nhỏ trước khi tái đặt lớn hơn.

Câu 2: Công suất tối đa và lead time thực tế là bao lâu?

Công suất ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng khi đơn tăng đột biến (sau một post viral, sau campaign lớn). Lead time ảnh hưởng đến kế hoạch ra hàng. Cần hỏi:

• Công suất tối đa bao nhiêu áo/ngày?
• Lead time cho đơn 100 cái, 500 cái, 1.000 cái là bao nhiêu ngày?
• Lead time tính từ lúc duyệt mẫu hay từ lúc đặt cọc?
• Nếu đơn gấp, có thể ưu tiên không? Phí rush là bao nhiêu?

HYPO trả lời: Công suất đến 3.000 áo/ngày. Mẫu in/thêu xong trong 24h, mẫu may mới trong 3–5 ngày. Lead time đơn đại trà tùy số lượng và thời điểm — liên hệ để nhận lịch sản xuất cụ thể khi gửi brief. Tất cả in-house nên không bị phụ thuộc lịch đối tác ngoài.

Câu 3: In, thêu, laser — in-house hay thuê ngoài?

Đây là câu hỏi quan trọng nhất về chất lượng và thời gian. Xưởng may thuê ngoài in có nghĩa:

• Chất lượng in phụ thuộc bên thứ ba — xưởng may không kiểm soát trực tiếp.
• Lead time cộng thêm thời gian vận chuyển giữa xưởng may và xưởng in.
• Nếu in lỗi, trách nhiệm đùn đẩy giữa hai bên.
• Giá thường cao hơn do có thêm một lớp trung gian.

Hỏi thẳng: "In DTG, DTF, thêu — xưởng tự làm hay gửi ra ngoài?" Và: "Nếu in lỗi, xưởng hay bên in chịu trách nhiệm?"

HYPO trả lời: In DTG (máy Brother GTX — không nứt 50 lần giặt), DTF, thêu và laser tất cả in-house tại TP.HCM. Một địa điểm, một đơn vị chịu trách nhiệm toàn bộ. Không có rủi ro đùn đẩy giữa xưởng may và xưởng in.

Nhóm 2: Chất lượng

Câu 4: Chất liệu vải là gì — cotton 100% hay pha?

Nhiều xưởng mặc định dùng vải cotton pha 65/35 (65% cotton + 35% polyester) vì rẻ hơn — nhưng không chủ động nói với khách. Sự khác biệt:

HYPO trả lời: Phôi áo thun tại HYPO cotton 100% toàn bộ. Không dùng vải pha 65/35. Giá tee từ 75.000đ (S/M), 81.000đ (L/XL), 87.000đ (2XL/3XL); hoodie từ 168.000đ.

Câu 5: Quy trình QC như thế nào — có kiểm tra mấy trạm?

QC (quality control) quyết định tỷ lệ hàng lỗi đến tay khách cuối. Câu hỏi cụ thể:

• Kiểm tra vải trước khi cắt không? Ai kiểm tra?
• Kiểm tra bán thành phẩm sau khi may không? Tiêu chí gì?
• Kiểm tra thành phẩm trước khi in/đóng gói không?
• Tỷ lệ lỗi chấp nhận là bao nhiêu %? Tính từ lúc nào?

HYPO trả lời: QC 3 trạm — (1) kiểm vải trước khi cắt (loại cuộn vải lỗi, loang màu), (2) kiểm bán thành phẩm sau khi may (đường may, kích thước), (3) kiểm thành phẩm trước khi in (form áo, nhãn gắn đúng chưa). Chi phí QC tính trong giá phôi, không tính riêng.

Câu 6: Chính sách xử lý hàng lỗi như thế nào?

Đây là câu hỏi nhiều brand bỏ qua vì nghĩ "xưởng tốt thì không có hàng lỗi". Thực tế: mọi quy trình đều có tỷ lệ lỗi nhất định. Câu hỏi quan trọng là ai chịu chi phí khi lỗi xảy ra.

• Hàng lỗi do lỗi may (đường may hở, sai size): ai chịu phí làm lại?
• Hàng lỗi do in sai màu/lệch vị trí: ai chịu phí in lại?
• Thời hạn claim hàng lỗi là bao lâu sau khi nhận hàng?
• Bằng chứng cần thiết để claim (ảnh chụp, video) là gì?

HYPO trả lời: Hàng lỗi do lỗi sản xuất của HYPO (may sai, in lệch, in sai màu so với file đã duyệt) — HYPO làm lại hoặc đền bù, không tính thêm phí. Điều kiện: claim trong vòng 7 ngày sau khi nhận hàng kèm ảnh/video. Hàng lỗi do file thiết kế của khách (màu màn hình khác thực tế, kích thước không confirm rõ) — thống nhất trước trong mẫu để tránh tranh chấp.

Nhóm 3: Vận hành

Câu 7: Quy trình làm mẫu như thế nào?

Mẫu là bước quan trọng nhất trước sản xuất đại trà. Cần hỏi:

• Phí làm mẫu là bao nhiêu? Miễn phí hay tính phí?
• Mẫu xong trong bao lâu?
• Nếu mẫu cần chỉnh, phí sửa mẫu là bao nhiêu và mất thêm bao lâu?
• Có thể duyệt mẫu online (video, ảnh chi tiết) hay phải đến trực tiếp?
• Mẫu đã duyệt có được lưu lại để tái sản xuất lần sau không?

HYPO trả lời: Đơn hàng đầu tiên miễn phí mẫu. Mẫu in/thêu xong trong 24h, mẫu may mới trong 3–5 ngày. Có thể duyệt qua ảnh/video chi tiết trên Zalo, hoặc đến xưởng tại TP.HCM xem trực tiếp. Thông tin mẫu đã duyệt (file thiết kế, bảng size, thông số kỹ thuật) lưu lại để tái đặt không cần làm lại từ đầu.

Câu 8: Xưởng có hỗ trợ fulfillment không?

Fulfillment (đóng gói và giao đơn lẻ) là khâu nhiều local brand bán online cần nhưng hay không hỏi khi chọn xưởng may. Nếu xưởng không làm fulfillment, bạn cần:

• Nhận hàng bulk về kho riêng
• Tự đóng gói từng đơn và giao vận
• Hoặc thuê thêm dịch vụ 3PL (third-party logistics) — thêm một layer chi phí và phức tạp

Hỏi: "Xưởng có thể đóng gói theo đơn lẻ và dán nhãn vận chuyển không? Tính bao nhiêu/đơn?"

HYPO trả lời: HYPO có dịch vụ fulfillment — đóng gói theo đơn lẻ, dán nhãn vận chuyển, chuẩn bị sẵn để giao cho Giao Hàng Nhanh / Giao Hàng Tiết Kiệm. Phù hợp với local brand bán online muốn outsource toàn bộ khâu kho + giao hàng. Liên hệ để biết chi phí theo số lượng đơn thực tế.

Câu 9: Xưởng yêu cầu brief/file thiết kế như thế nào?

Xưởng nhận nhiều loại file và brief khác nhau. Không confirm trước có thể dẫn đến mẫu không đạt vì hiểu sai yêu cầu:

• File thiết kế cần gửi định dạng gì (AI, PDF, PNG, PSD)?
• Độ phân giải tối thiểu cho in là bao nhiêu DPI?
• Bảng size cần format nào (tự điền hay có form sẵn)?
• Màu sắc cần gửi theo hệ màu gì (CMYK, Pantone)?
• Có hỗ trợ làm file thiết kế nếu chưa có file AI không?

HYPO trả lời: Nhận file AI (vector, preferred), PDF vector, hoặc PNG/JPG độ phân giải ≥150 DPI ở kích thước in thực tế. Có form brief chuẩn gửi qua Zalo. Màu sắc nên ghi Pantone hoặc mã HEX — team sẽ match màu và confirm trước khi in mẫu. Nếu chưa có file thiết kế hoàn chỉnh, có thể trao đổi để hỗ trợ điều chỉnh file.

Nhóm 4: Thương mại

Câu 10: Điều khoản thanh toán và đặt cọc như thế nào?

Điều khoản thanh toán ảnh hưởng đến dòng tiền của bạn — đặc biệt quan trọng khi bắt đầu với ngân sách hạn chế. Cần hỏi rõ:

• Phải đặt cọc bao nhiêu % trước khi sản xuất?
• Thanh toán phần còn lại khi nào — trước khi giao hàng hay sau?
• Nếu đơn bị hủy sau khi đặt cọc, cọc được hoàn lại không?
• Hình thức thanh toán chấp nhận: chuyển khoản, tiền mặt, thẻ?
• Có xuất hóa đơn VAT không?

HYPO trả lời: Đặt cọc 50% trước khi bắt đầu sản xuất, thanh toán 50% còn lại khi nhận hàng. Thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng. Xuất hóa đơn VAT theo yêu cầu. Chính sách hủy đơn: nếu hủy sau khi đã bắt đầu cắt vải, cọc không hoàn lại toàn bộ — chi tiết theo từng trường hợp cụ thể.

Bảng tổng hợp: HYPO trả lời 10 câu hỏi

Dấu hiệu xưởng tốt — và dấu hiệu cần cẩn thận

Dấu hiệu xưởng đáng tin cậy:

• Trả lời đầy đủ 10 câu hỏi trên mà không né tránh hoặc trả lời mơ hồ.
• Có quy trình QC rõ ràng và có thể mô tả cụ thể từng trạm.
• Chính sách hàng lỗi được ghi rõ trong hợp đồng hoặc tài liệu xác nhận đơn.
• Cho xem mẫu thực tế trước khi sản xuất đại trà, không ép sản xuất ngay.
• Báo giá từng hạng mục riêng biệt, không gộp một con số.

Dấu hiệu cần cẩn thận:

• Báo giá cực thấp nhưng không giải thích vì sao thấp hơn thị trường.
• Không có quy trình mẫu rõ ràng — bắt đầu sản xuất ngay khi nhận cọc.
• Chính sách hàng lỗi mơ hồ: "sẽ xử lý sau", "tùy trường hợp".
• In thuê ngoài nhưng không nói rõ — chỉ phát hiện khi hàng về trễ.
• MOQ cao (500–1.000 cái/mã) nhưng không giải thích được tại sao.

Xem thêm: Cách chọn xưởng may phù hợp cho local brand để có thêm tiêu chí đánh giá.

Checklist nhanh trước khi gặp xưởng

In ra hoặc lưu lại checklist này trước khi liên hệ bất kỳ xưởng nào:

1. MOQ may mới và MOQ in/thêu là bao nhiêu?
2. Lead time mẫu và lead time đại trà?
3. In và thêu in-house hay thuê ngoài?
4. Vải là cotton 100% hay pha? Gsm bao nhiêu?
5. QC bao nhiêu trạm? Ai kiểm tra? Tiêu chí gì?
6. Hàng lỗi xử lý thế nào? Thời hạn claim?
7. Phí làm mẫu và phí sửa mẫu là bao nhiêu?
8. Có làm fulfillment đóng gói đơn lẻ không?
9. File thiết kế cần format gì, độ phân giải bao nhiêu?
10. Cọc bao nhiêu %? Khi nào thanh toán nốt? Xuất hóa đơn VAT không?

Nếu xưởng trả lời đầy đủ và nhất quán với 10 câu hỏi này — đó là xưởng đáng tiếp tục. Nếu né tránh hoặc trả lời chung chung quá 2–3 câu — cân nhắc lại. Xem thêm: Vốn mở local brand cần bao nhiêu để lên kế hoạch tài chính đồng bộ với kế hoạch sản xuất.

Về HYPO — xưởng may áo thun local brand tại TP.HCM

Tại xưởng HYPO, bạn có thể hỏi thẳng 10 câu trên và nhận câu trả lời ngay trong lần liên hệ đầu tiên. Không né tránh, không mơ hồ. Phôi cotton 100%, in in-house (DTG Brother GTX — không nứt 50 lần giặt, DTF, thêu, laser), QC 3 trạm, công suất 3.000 áo/ngày, mẫu đầu miễn phí.

Gửi brief qua Zalo để nhận báo giá trọn gói và xác nhận tất cả 10 điều khoản trước khi bắt đầu.