Blog
Hợp đồng gia công áo thun: điều khoản chủ brand phải đọc kỹ
Phân tích từng điều khoản quan trọng — giá, MOQ, deadline, QC, đổi trả lỗi và tiền cọc — để bạn ký hợp đồng với sự hiểu biết đầy đủ và không bị thiệt.
Nhiều local brand ký hợp đồng gia công áo thun theo cảm tính — đọc lướt, thấy giá OK và deadline hợp lý thì ký. Chỉ đến khi nhận hàng lỗi, giao trễ hoặc phát sinh tranh chấp mới biết hợp đồng không bảo vệ được mình. Bài này phân tích từng điều khoản bạn cần hiểu và yêu cầu trước khi ký.
Tại sao hợp đồng gia công áo thun quan trọng?
Gia công áo thun là giao dịch B2B với rủi ro đủ loại: hàng lỗi, giao trễ, sai số lượng, thiết kế bị copy, hoặc xưởng đột ngột tăng giá giữa chừng. Hợp đồng rõ ràng là công cụ duy nhất bảo vệ cả hai bên — và là dấu hiệu của xưởng uy tín.
Xưởng không có hợp đồng (chỉ nhắn tin Zalo) hoặc hợp đồng quá sơ sài là dấu hiệu cảnh báo. Xưởng tốt luôn sẵn sàng ký hợp đồng đầy đủ vì họ tự tin vào quy trình của mình.
Điều khoản 1: Mô tả sản phẩm và tiêu chuẩn chất lượng
Đây là điều khoản quan trọng nhất nhưng thường bị bỏ qua nhất. Hợp đồng phải mô tả chi tiết:
- Loại sản phẩm: áo thun oversize, hoodie, polo... — không chỉ ghi "áo thun".
- Chất liệu: cotton 100%, trọng lượng vải (gsm), màu vải cụ thể (Pantone code nếu có).
- Phương pháp in/thêu: in DTG, DTF, thêu máy — và tiêu chuẩn cụ thể (ví dụ: DTG không nứt sau 50 lần giặt).
- Size chart: đính kèm bảng size chi tiết bằng cm.
- Mẫu được duyệt: đính kèm ảnh/file mẫu đã được hai bên confirm là tài liệu tham chiếu pháp lý.
Điều cần yêu cầu: Ghi rõ "tiêu chuẩn chất lượng theo mẫu được duyệt ngày [ngày] đính kèm hợp đồng" — không ghi chung chung "chất lượng tốt".
Điều khoản 2: Đơn giá và cách tính
Bảng giá trong hợp đồng cần rõ:
| Hạng mục | Cần ghi rõ | Rủi ro nếu thiếu |
|---|---|---|
| Giá may/cái | Giá cố định cho đúng số lượng trong đơn | Xưởng tăng giá giữa chừng khi phát sinh thêm |
| Giá in/thêu | Giá theo khổ (A3/A4), phương pháp, số màu | Tính thêm phụ phí khi in nhiều màu hơn |
| Giá phôi vải | Giá/cái theo loại và màu vải | Tăng giá khi màu vải phải đặt thêm |
| Phụ phí phát sinh | Điều kiện tính phụ phí (rush order, đổi thiết kế) | Phát sinh chi phí không dự báo được |
| Phí vận chuyển | Ai chịu phí ship, đơn vị vận chuyển | Tranh chấp khi hàng bị hư trong vận chuyển |
Điều cần yêu cầu: Giá phải cố định cho đơn hàng này, không thay đổi trong quá trình sản xuất trừ khi có phát sinh được hai bên đồng ý bằng văn bản.
Điều khoản 3: MOQ — số lượng tối thiểu
MOQ (Minimum Order Quantity) là số lượng tối thiểu mà xưởng nhận sản xuất. Cần hiểu rõ:
- MOQ tính theo mã hay theo đơn tổng? Ví dụ: HYPO nhận may mới từ 50 áo/mã — nghĩa là mỗi màu hoặc mỗi thiết kế riêng biệt cần tối thiểu 50 cái. Không phải 50 cái tổng cộng cho 5 thiết kế khác nhau.
- In/thêu trên phôi sẵn: HYPO nhận từ 1 áo — không có MOQ nếu bạn có phôi.
- MOQ có thể thay đổi theo mùa không? Mùa cao điểm một số xưởng tăng MOQ.
Điều cần yêu cầu: Ghi rõ MOQ trong hợp đồng cho từng loại sản phẩm và từng phương pháp in. Nếu đơn hàng có nhiều mã, liệt kê MOQ cho từng mã.
Điều khoản 4: Deadline và penalty giao trễ
Điều khoản này bảo vệ bạn khi xưởng giao hàng muộn — và thường bị bỏ trống trong hợp đồng sơ sài.
- Ngày giao hàng cam kết: Ghi ngày cụ thể (dd/mm/yyyy), không ghi "khoảng 2 tuần" hay "sẽ cố gắng giao trước..."
- Định nghĩa "giao hàng": Là ngày xuất xưởng, ngày ship, hay ngày brand nhận được? Quan trọng khi thuê ship.
- Penalty khi trễ: Ví dụ: "Mỗi ngày làm việc giao trễ, giảm 0,5% giá trị đơn hàng, tối đa 5%." Không có penalty → xưởng không có động lực giữ deadline.
- Force majeure: Các trường hợp miễn penalty (thiên tai, mất điện diện rộng) cần được liệt kê cụ thể.
Điều cần yêu cầu: Nếu xưởng không chịu ghi penalty, ít nhất phải ghi ngày giao cụ thể và quyền hủy đơn + hoàn cọc nếu trễ quá X ngày.
Điều khoản 5: Tiêu chuẩn QC và xử lý hàng lỗi
Đây là điều khoản gây tranh chấp nhiều nhất. Cần làm rõ 3 vấn đề:
Định nghĩa "hàng lỗi"
Hàng lỗi do xưởng là: lỗi may (đường may không đúng mẫu), lỗi in (màu sai so với mẫu được duyệt, vị trí lệch quá dung sai cho phép), lỗi vải (thủng, ố bẩn từ sản xuất), thiếu số lượng.
Hàng lỗi do brand là: file thiết kế gửi sai (brand chịu chi phí làm lại), yêu cầu thay đổi sau khi đã bắt đầu cắt vải, size chart không rõ dẫn đến hiểu sai.
Tỷ lệ lỗi chấp nhận được (AQL)
Trong sản xuất may mặc, một tỷ lệ nhỏ hàng lỗi là bình thường (thường 1–2%). Hợp đồng nên ghi rõ: "Tỷ lệ lỗi dưới 2% được coi là đạt. Phần lỗi vượt 2% do xưởng làm lại hoặc hoàn tiền tương ứng."
Quy trình xử lý
- Brand phát hiện lỗi trong vòng bao nhiêu ngày sau khi nhận hàng?
- Hàng lỗi được làm lại hay hoàn tiền? Trong bao lâu?
- Brand phải trả phí vận chuyển hàng lỗi về xưởng không?
Điều khoản 6: Tiền cọc và lịch thanh toán
Cọc bảo vệ cả hai phía — xưởng cần vốn mua nguyên liệu, brand cần đảm bảo xưởng ưu tiên đơn. Nhưng cọc cũng là rủi ro nếu xưởng không uy tín.
| Mốc thanh toán | Phổ biến | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đặt cọc ban đầu | 30–50% giá trị đơn | Sau khi ký hợp đồng và duyệt mẫu |
| Thanh toán còn lại | 50–70% khi nhận hàng | Kiểm hàng xong mới thanh toán nốt |
| Hoàn cọc khi hủy | Tùy điều kiện hủy | Cần ghi rõ trường hợp nào được hoàn |
Điều cần yêu cầu: Không thanh toán 100% trước khi nhận hàng. Phần thanh toán còn lại nên giữ đến khi kiểm hàng xong và xác nhận đạt chất lượng. Ghi rõ điều kiện hoàn cọc nếu xưởng vi phạm hợp đồng (giao trễ quá hạn, hàng không đạt tiêu chuẩn).
Điều khoản 7: Bảo mật thiết kế
Brand có thiết kế độc quyền cần điều khoản này — đặc biệt khi thiết kế là tài sản cốt lõi của brand.
- Xưởng cam kết không sản xuất thêm ngoài số lượng trong hợp đồng.
- Xưởng không chia sẻ file thiết kế hoặc mẫu với bên thứ ba.
- Xưởng không dùng hình ảnh sản phẩm của brand để quảng cáo khi chưa được phép.
- Penalty khi vi phạm bảo mật (ít nhất là quyền chấm dứt hợp đồng và đòi bồi thường).
Thực tế: Nhiều xưởng chụp ảnh sản phẩm để đăng portfolio — nếu bạn muốn kiểm soát hình ảnh, ghi rõ trong hợp đồng và yêu cầu xin phép trước khi đăng.
Điều khoản 8: Quyền sở hữu nguyên liệu dư
Sau khi sản xuất xong, thường còn dư vải, chỉ hoặc phụ liệu. Cần ghi rõ:
- Vải dư thuộc về ai — brand hay xưởng?
- Nếu thuộc brand: brand có quyền lấy lại hoặc yêu cầu xưởng giữ cho đơn tiếp theo.
- Thời hạn xưởng giữ nguyên liệu dư (thường 30–90 ngày).
Checklist điều khoản trước khi ký
| Điều khoản | Đã có trong hợp đồng? |
|---|---|
| Mô tả sản phẩm chi tiết (chất liệu, gsm, Pantone) | Bắt buộc |
| File/ảnh mẫu duyệt đính kèm làm tài liệu tham chiếu | Bắt buộc |
| Đơn giá cố định theo hạng mục | Bắt buộc |
| MOQ theo mã/sản phẩm | Bắt buộc |
| Ngày giao hàng cụ thể (dd/mm/yyyy) | Bắt buộc |
| Penalty giao trễ | Nên có |
| Định nghĩa hàng lỗi và AQL | Bắt buộc |
| Quy trình xử lý hàng lỗi (làm lại / hoàn tiền / thời hạn) | Bắt buộc |
| Tiền cọc, lịch thanh toán, điều kiện hoàn cọc | Bắt buộc |
| Cam kết bảo mật thiết kế | Nên có |
Dấu hiệu nhận biết xưởng gia công uy tín qua hợp đồng
- Chủ động cung cấp hợp đồng chuẩn — không cần brand phải xin.
- Sẵn sàng thảo luận và chỉnh sửa điều khoản — không phải "ký như vậy hoặc không làm".
- Ghi rõ tiêu chuẩn QC bằng số — không dùng từ mơ hồ như "chất lượng tốt, đẹp, đạt yêu cầu".
- Minh bạch về MOQ và giá theo từng số lượng — bảng giá rõ ràng, không giá "linh hoạt".
Xưởng tốt không sợ hợp đồng chặt — vì họ tự tin mình thực hiện được. Xưởng né hợp đồng hoặc hợp đồng quá sơ sài thường là dấu hiệu cần xem xét lại.
Xem thêm: Cách chọn xưởng may cho local brand · Quy trình làm việc và cam kết chất lượng của HYPO
Muốn xem hợp đồng gia công của HYPO trước khi quyết định?
HYPO làm việc minh bạch — hợp đồng rõ ràng, QC 3 trạm, mẫu miễn phí. Gửi yêu cầu để nhận template và báo giá.